英文筆記｜英文商用書信裡太常用ASAP，反而會讓對方已讀不回？

我們常在英文書信裡，強調事情的急迫性或是很緊急的事，希望對方可以盡快回覆，常用的單字會使用urgent或是as soon as possible (ASAP) 等片語，來加強緊急的程度。目的就是希望對方可以盡快回覆你。

最近從Sonny老師的翻譯&教學札記 臉書中某一篇貼文裡，了解到有時是因為我們的詞彙用法，容易造成對方不舒服，而讓我們遲遲收不到回信。

原來 It’s urgent. 或是 Please reply us ASAP. 這樣的祈使句型會給人語氣太過強硬，像是在命令對方必須回覆你的口氣，容易造成對方感覺你沒有禮貌，或是讓對方反感，反而讓信件石沈大海。

以下是分享貼文的例句與說明。

如果我們注意一下用詞也許可以改善這樣的狀況。首先我們可以 put yourself in other shoes 先設身處地為他人設想。
通常我們寫給對方，請求對方同意或是確認時，如果對方尚未回覆，我們可以善用這樣的句型，讓對方先感到尊重，也許會加快他的回覆速度。

例如：先說明你的「體貼」，再說明你的「請求」
I would appreciate it if…(若你能…就太好了）

例句：
Hi Mr.White,
I am just following up on an email I previously sent to you, titled “A New Deal”. I understand that you are busy, but I would appreciate it if you could review it and give me some advice. Many thanks for your great help!

再來如果是另外一種狀況，很緊急的迫切需要對方的回覆時，可以參考以下兩種句型

例如：先禮貌性的「抱歉」，再提出你的「請求」。
I apologize for the urgency, but…(很抱歉狀況比較緊急,若…）

例句：
I apologize for the urgency, but could you please reply at your earliest convenience?
（抱歉狀況比較緊急，若方便的話能否請您盡快回覆？）

或是

例如：先提出非常「感謝」，再寫希望收到「回覆的時間」。
Much appreciated it if I could have your reply by (時間）

例句：
Much appreciated it if we could have your reply by this afternoon.
（若在···前能收到您的回覆，我們會非常感激。）

善用以上的句型，讓我們做個禮貌又專業的人士吧！
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圖片取自網路